Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§1 Przedmiot Umowy Powierzenia

1. Niniejsza Umowa Powierzenia określa zasady przetwarzania przez Procesora danych osobowych powierzonych przez Administratora w związku ze świadczeniem Usług, zgodnie z art. 28 RODO NIEZWERYFIKOWANE.
2. Umowa Powierzenia stanowi integralną część Regulaminu serwisu i zostaje zawarta z chwilą zawarcia Umowy Ramowej. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w §2, mają znaczenie nadane im w §2 Regulaminu serwisu.
3. Umowa Powierzenia podlega prawu polskiemu.

§2 Definicje

• Administrator — Szkoła, ustalająca cele i sposoby przetwarzania Danych Powierzonych.
• Procesor — Usługodawca, przetwarzający Dane Powierzone w imieniu Administratora.
• Dane Powierzone — dane osobowe, o których mowa w §3 ust. 3 i 4.
• Subprocesor — dalszy podmiot przetwarzający, któremu Procesor powierza przetwarzanie Danych Powierzonych.
• Naruszenie Ochrony Danych — naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do Danych Powierzonych.
• Umowa Powierzenia — niniejszy dokument.

§3 Zakres i charakter przetwarzania

1. Przedmiot przetwarzania — przetwarzanie Danych Powierzonych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług określonych w §5 Regulaminu serwisu.
2. Charakter i cel przetwarzania — przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany i obejmuje w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie w ramach funkcjonalności Serwisu, ograniczanie, usuwanie oraz przekazywanie w zakresie określonym w §6. Celem przetwarzania jest wyłącznie umożliwienie Administratorowi organizacji i dokumentowania prowadzonego przez niego szkolenia oraz rozliczeń z Kursantami.
3. Rodzaj Danych Powierzonych — dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, adres), data urodzenia, numer PESEL — w zakresie, w jakim Administrator wprowadził go do Serwisu, numer profilu kandydata na kierowcę, dane o przebiegu szkolenia (kategoria prawa jazdy, godziny i rodzaje zajęć, obecności, postęp, wyniki testów wewnętrznych, przypisania do instruktorów i pojazdów), dane rozliczeniowe dotyczące zakupów dokonanych u Administratora, dane uprawnień instruktorskich, dzienniki zdarzeń dotyczących wskazanych danych.
4. Kategorie osób, których dane dotyczą — Kursanci Administratora, Instruktorzy oraz pozostali pracownicy i współpracownicy Administratora posiadający Konta w Kontekście Szkoły Administratora, a także przedstawiciele ustawowi Kursantów niepełnoletnich.
5. Czas trwania przetwarzania — przez czas obowiązywania Umowy Ramowej, a po jej rozwiązaniu — przez okres wskazany w §9.
6. Administrator oświadcza, że dysponuje podstawą prawną przetwarzania Danych Powierzonych oraz że wykonał wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO NIEZWERYFIKOWANE.
7. Administrator zobowiązuje się do niewprowadzania do Serwisu danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO NIEZWERYFIKOWANE, w tym danych o stanie zdrowia, poza polami wyraźnie do tego przeznaczonymi w Serwisie. W przypadku wprowadzenia takich danych wbrew niniejszemu ustępowi Administrator ponosi wyłączną odpowiedzialność za skutki ich przetwarzania.

§4 Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się do:

1. przetwarzania Danych Powierzonych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — za takie polecenie uważa się również czynności podejmowane przez Administratora i działających w jego imieniu Użytkowników w Serwisie oraz postanowienia Umowy Powierzenia i Regulaminu serwisu; dotyczy to również przekazywania Danych Powierzonych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek taki nakłada na Procesora prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego — w takim przypadku Procesor informuje Administratora o tym obowiązku prawnym przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo to zabrania takiego informowania z uwagi na ważny interes publiczny;
2. zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych Powierzonych zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
3. stosowania środków technicznych i organizacyjnych określonych w §5, zgodnie z art. 32 RODO NIEZWERYFIKOWANE;
4. przestrzegania warunków korzystania z usług Subprocesorów określonych w §6;
5. pomocy Administratorowi — w miarę możliwości i za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych — w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w art. 15–22 RODO NIEZWERYFIKOWANE; Procesor udostępnia Administratorowi w Serwisie narzędzia umożliwiające samodzielne pobranie, sprostowanie i usunięcie Danych Powierzonych;
6. pomocy Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO NIEZWERYFIKOWANE, uwzględniając charakter przetwarzania oraz informacje dostępne Procesorowi;
7. usunięcia albo zwrotu Danych Powierzonych na zasadach określonych w §9;
8. udostępnienia Administratorowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO NIEZWERYFIKOWANE oraz umożliwienia przeprowadzenia audytu na zasadach określonych w §8;
9. niezwłocznego poinformowania Administratora, w przypadku gdy w ocenie Procesora wydane polecenie stanowi naruszenie RODO albo innych przepisów o ochronie danych osobowych.

§5 Środki techniczne i organizacyjne

1. Procesor stosuje w szczególności:
   1. szyfrowanie transmisji danych pomiędzy urządzeniem użytkownika a Serwisem;
   2. logiczną separację danych poszczególnych Szkół — mechanizm ograniczający każde zapytanie do danych Szkoły, w kontekście której działa użytkownik;
   3. kontrolę dostępu opartą na Rolach, weryfikowaną odrębnie dla każdego Kontekstu Szkoły;
   4. uwierzytelnianie użytkowników za pośrednictwem wyspecjalizowanego dostawcy tożsamości; Procesor nie przechowuje haseł użytkowników;
   5. szyfrowanie danych uwierzytelniających do systemów płatniczych przechowywanych w Serwisie;
   6. rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa oraz zmian w Danych Powierzonych, wraz z identyfikacją użytkownika dokonującego zmiany;
   7. wykonywanie kopii zapasowych oraz testowanie procedur odtwarzania danych;
   8. ograniczenie dostępu personelu Procesora do Danych Powierzonych do zakresu niezbędnego do świadczenia Usług i obsługi zgłoszeń;
   9. automatyczne testy weryfikujące skuteczność separacji danych pomiędzy Szkołami, uruchamiane przy każdej zmianie oprogramowania Serwisu.
2. Procesor dokonuje przeglądu stosowanych środków nie rzadziej niż raz w roku oraz po każdym Naruszeniu Ochrony Danych.
3. Procesor jest uprawniony do zmiany stosowanych środków, pod warunkiem że poziom ochrony nie ulegnie obniżeniu.

§6 Subprocesorzy

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z Subprocesorów, przy czym zgoda ta obejmuje w szczególności podmioty wskazane w punkcie 7 Polityki prywatności jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Operatora.
2. Aktualna lista Subprocesorów jest udostępniana w Polityce prywatności.
3. Procesor informuje Administratora o zamiarze zaangażowania nowego Subprocesora albo zastąpienia dotychczasowego — wiadomością e-mail na adres wskazany do celów kontaktowych albo komunikatem w Serwisie, z wyprzedzeniem 30 dni.
4. Administrator jest uprawniony do zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji, o której mowa w ust. 3. Sprzeciw jest uzasadniony, w przypadku gdy zaangażowanie Subprocesora obniżyłoby poziom ochrony Danych Powierzonych.
5. W przypadku zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu Strony przystąpią do uzgodnienia rozwiązania alternatywnego. Brak porozumienia w terminie 30 dni uprawnia Administratora do wypowiedzenia Umowy Ramowej ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.
6. Procesor nakłada na Subprocesorów, w drodze umowy, te same obowiązki ochrony danych, które ciążą na Procesorze na podstawie Umowy Powierzenia.
7. Procesor ponosi wobec Administratora pełną odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków przez Subprocesorów.

§7 Naruszenia Ochrony Danych

1. Procesor zgłasza Administratorowi każde stwierdzone Naruszenie Ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od jego stwierdzenia — wiadomością e-mail na adres wskazany do celów kontaktowych.
2. Zgłoszenie zawiera, w zakresie dostępnym Procesorowi:
   1. opis charakteru Naruszenia Ochrony Danych, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, których dotyczy;
   2. opis możliwych konsekwencji;
   3. opis środków zastosowanych albo proponowanych w celu zaradzenia Naruszeniu Ochrony Danych i zminimalizowania jego skutków;
   4. dane kontaktowe osoby po stronie Procesora, od której można uzyskać dalsze informacje.
3. W przypadku gdy przekazanie kompletu informacji nie jest możliwe w terminie określonym w ust. 1, Procesor przekazuje je sukcesywnie, w miarę ich uzyskiwania.
4. Zgłoszenie Naruszenia Ochrony Danych organowi nadzorczemu oraz zawiadomienie osób, których dane dotyczą, należy do Administratora. Procesor nie dokonuje tych czynności w imieniu Administratora.
5. Procesor prowadzi rejestr Naruszeń Ochrony Danych dotyczących Danych Powierzonych i udostępnia go Administratorowi na żądanie.

§8 Audyt

1. Procesor udostępnia Administratorowi, na jego żądanie, informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO NIEZWERYFIKOWANE — w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania.
2. Administrator jest uprawniony do przeprowadzenia audytu, w tym inspekcji, u Procesora — nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, po uprzednim zawiadomieniu z wyprzedzeniem 30 dni. Uprawnienie do przeprowadzenia audytu przysługuje również bez ograniczenia częstotliwości po każdym Naruszeniu Ochrony Danych dotyczącym Danych Powierzonych Administratora.
3. Audyt jest przeprowadzany w dniach roboczych, w godzinach 9:00–17:00, w sposób nieutrudniający Procesorowi świadczenia Usług, przez Administratora albo upoważnionego przez niego audytora, który nie jest podmiotem konkurencyjnym wobec Procesora i który zobowiązał się do zachowania poufności.
4. Audyt nie może obejmować danych innych Szkół, informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Procesora ani kodu źródłowego Serwisu.
5. Procesor jest uprawniony do wykazania spełnienia obowiązków przez przedstawienie aktualnego raportu z audytu przeprowadzonego przez niezależnego audytora albo aktualnego certyfikatu zgodności. Przedstawienie takiego dokumentu wyczerpuje uprawnienie Administratora określone w ust. 2, chyba że Administrator wskaże obszary nieobjęte tym dokumentem.
6. Koszty audytu ponosi Administrator. W przypadku stwierdzenia w toku audytu naruszenia przez Procesora obowiązków wynikających z Umowy Powierzenia, koszty audytu ponosi Procesor.

§9 Zakończenie przetwarzania

1. Po rozwiązaniu Umowy Ramowej Administrator jest uprawniony do pobrania Danych Powierzonych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego — w terminie 30 dni od dnia rozwiązania Umowy Ramowej.
2. W terminie określonym w ust. 1 Administrator wskazuje, czy Procesor ma usunąć Dane Powierzone, czy zwrócić je Administratorowi. Brak wskazania w tym terminie oznacza polecenie usunięcia.
3. Procesor usuwa Dane Powierzone w terminie 30 dni od dnia upływu terminu określonego w ust. 1, a z kopii zapasowych — w terminie 90 dni od dnia rozwiązania Umowy Ramowej, zgodnie z cyklem rotacji kopii zapasowych. W okresie do usunięcia z kopii zapasowych Procesor nie wykorzystuje Danych Powierzonych w żadnym celu.
4. Procesor nie usuwa Danych Powierzonych w zakresie, w jakim obowiązek ich dalszego przechowywania wynika z prawa Unii albo prawa państwa członkowskiego, ani w zakresie danych niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Stronami — przez okres przedawnienia tych roszczeń. Dane przechowywane na tej podstawie podlegają ograniczeniu przetwarzania.
5. Procesor potwierdza usunięcie Danych Powierzonych oświadczeniem złożonym Administratorowi w terminie 7 dni od dnia zakończenia procesu usuwania.

§10 Odpowiedzialność

1. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przetwarzaniem, na zasadach określonych w art. 82 RODO NIEZWERYFIKOWANE.
2. Odpowiedzialność Procesora wobec Administratora z tytułu Umowy Powierzenia jest ograniczona do wysokości Abonamentu zapłaconego przez Administratora w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia. Ograniczenie nie ma zastosowania do szkody wyrządzonej z winy umyślnej NIEZWERYFIKOWANE — art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego.
3. Ograniczenie określone w ust. 2 nie dotyczy odpowiedzialności Procesora wobec osób, których dane dotyczą, ani wobec organu nadzorczego.
4. Administrator ponosi odpowiedzialność za:
   1. posiadanie podstawy prawnej przetwarzania Danych Powierzonych;
   2. wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą;
   3. zgodność z prawem wydawanych poleceń;
   4. zakres danych wprowadzanych do Serwisu, w tym za przestrzeganie §3 ust. 7;
   5. nadawanie i odbieranie uprawnień Użytkownikom w swoim Kontekście Szkoły oraz za skutki nieodebrania uprawnień osobom, które utraciły podstawę dostępu do Danych Powierzonych.
5. W przypadku nałożenia na Procesora kary administracyjnej albo zasądzenia od Procesora odszkodowania w związku z okolicznościami, za które odpowiedzialność ponosi Administrator zgodnie z ust. 4, Administrator zwraca Procesorowi zapłacone kwoty wraz z uzasadnionymi kosztami obsługi prawnej.

§11 Postanowienia końcowe

1. Do zmiany Umowy Powierzenia stosuje się §19 Regulaminu serwisu.
2. Umowa Powierzenia obowiązuje przez czas trwania Umowy Ramowej. Postanowienia §9 i §10 pozostają w mocy po jej rozwiązaniu.
3. W przypadku rozbieżności pomiędzy Umową Powierzenia a Regulaminem serwisu w zakresie przetwarzania Danych Powierzonych — pierwszeństwo ma Umowa Powierzenia.

Kontakt: LILIKOI PAWEŁ NOWACKI, ul. Witelona 21, 51-617 Wrocław, NIP 8981960458 — formularz kontaktowy: https://wheelly.pl/kontakt